Certificado Digital
O certificado digital é basicamente um instrumento que permite que pessoas físicas ou jurídicas assinem documentos digitalmente e se identifiquem em ambientes online.
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O certificado digital é basicamente um instrumento que permite que pessoas físicas ou jurídicas assinem documentos digitalmente e se identifiquem em ambientes online.
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Ao contrário do que muitas pessoas imaginam, o uso do certificado digital tem total validade jurídica, seja com órgãos públicos, prefeituras, tribunais, órgãos fiscalizadores, etc. Ou seja, ao utilizar essa tecnologia, a sua empresa fica tão resguardada quanto se tivesse assinado os documentos à caneta.
Existem dois tipos de certificado digital para empresas:
A1 — software que pode ser instalado em um ou mais computadores, com validade de até 1 ano;
A3 — dispositivo físico utilizado para assinaturas digitais, com validade máxima de 3 anos (pode ser um token ou um smartcard).
Os certificados digitais para empresas também são diferenciados de acordo com a finalidade. Os principais adotados em pequenos negócios são:
— utilizado para emitir documentos fiscais de diferentes tipos, como notas fiscais de serviço eletrônica (NFS-e);
e-CNPJ — adotado para identificar a empresa em meios digitais e para realizar atos em ambientes online (inclusive emissão de notas fiscais). Qual é a aplicação do certificado digital para empresas?
Os certificados digitais oferecem muitas vantagens para as empresas. Ao obter o e-CNPJ, por exemplo, é possível:
realizar transações bancárias com mais segurança;
acessar serviços da Receita Federal, como o centro virtual de atendimento ao contribuinte (eCAC), , etc.;
assinar contratos virtualmente com validade e segurança;
usar serviços de contabilidade online;
enviar declarações como o Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ);
emitir documentos fiscais;
participar de leilões online;
entre outros.
Além disso, o certificado digital ajuda a empresa a se manter regularizada perante o Fisco, já que com esse recurso o pequeno empreendedor consegue emitir e assinar as notas fiscais eletrônicas com segurança. Outro destaque é a eliminação da etapa de protocolo físico do livro contábil, que passa a ser realizado online.
Se você for um prestador de serviço, por exemplo, poderá emitir as notas fiscais de serviço eletrônicas ), conforme exigência da legislação. Outra vantagem é que o certificado digital impede que um documento seja alterado depois de assinado.
O certificado digital também comprova autoria, data e hora da assinatura. Assim, a empresa consegue garantir a autenticidade do documento em uma eventual fiscalização do governo.
Por lei, o certificado digital é obrigatório para empresas enquadradas no regime Lucro Presumido e apenas algumas cidades para Simples Nacional (como Belo Horizonte e Porto Alegre).
Além disso, as empresas que possuem funcionários precisam da tecnologia para cumprir as obrigações trabalhistas e previdenciárias no eSocial — sistema do governo que torna as atividades mais simples de serem resolvidas.
Mesmo que você trabalhe sozinho e a sua empresa não se enquadre nessas obrigações, vale a pena considerar que o certificado digital oferece diversas vantagens, entre elas, ele permite que você contrate um serviço de contabilidade online.
Outras vantagens do certificado digital para empresas:
segurança — elimina a ocorrência de fraudes nas transações, incluindo as bancárias;
economia — extingue a necessidade de gastar com reconhecimento de firma e com a impressão de documentos;
facilidade — permite assinar e emitir documentos de forma mais ágil e prática;
comodidade — oferece mais conforto no dia a dia, já que reduz a necessidade de se dirigir a cartórios e órgãos públicos;
redução de erros — proporciona mais eficácia, já que as plataformas permitem automatizar diversas tarefas.